Sau 2 tháng triển khai, ngày 15/12/2022 Công ty TNHH BMS TECHNOLOGY (BMS) đã tiến hành đào tạo chuẩn bị cho Go-Live Giai đoạn 1 dự án xây dựng hệ thống ERP tại tập đoàn CAPA GROUP. Cuộc họp diễn ra có sự tham gia của CAPA GROUP với anh Vũ Quốc Phương – Chủ tịch hội đồng quản trị, Giám đốc; anh Vũ Đức Trọng Tâm – Phó giám đốc; chị Ngô Minh Hằng – Kế toán trưởng; chị Nguyễn Thị Hằng – Trưởng nhóm kế toán; chị Nguyễn Thị Thanh Xuân – Trưởng nhóm kinh doanh; chị Phan Thị Cẩm Hà – Trưởng phòng mua hàng; chị Nguyễn Thanh Xuân – Trưởng phòng Marketing. Đoàn BMS có anh Nguyễn Văn Huy – Quản lý dự án; chị Bùi Thị Phương Thảo – Chuyên viên phân tích nghiệp vụ, anh Nguyễn Trịnh Thanh Cường, anh Nguyễn Văn Học – Lập trình viên.
Dự án xây dựng hệ thống ERP cho CAPA GROUP được khởi động vào ngày 10/10/2022 với Giai đoạn 1 là xây dựng các phân hệ: Quản lý bán hàng, Quản lý mua hàng, Quản lý ví điện tử, cổng thông tin khách hàng và hệ thống Helpdesk hỗ trợ khách hàng. Sau 2 tháng phát triển, BMS đã xuất sắc hoàn thành tiến độ việc đào tạo cho 20 nhân sự Key users của CAPA GROUP và là một mốc lớn để chuẩn bị cho buổi Go-Live vào ngày 21/12/2022.
Phân hệ quản lý bán hàng và mua hàng được xác định là hai phân hệ quan trọng nhất trong giai đoạn này và quyết định đến bước xây dựng phân hệ ví điện tử. Chính vì vậy đội ngũ BMS đã giành riêng một phần để nói rõ về các bước thực hiện của giai đoạn này. Tại cuộc họp anh Nguyễn Văn Huy – Quản lý dự án (BMS) đã trình bày nội dung các bước thực hiện trong quá trình bán hàng và mua hàng gồm:
- Quy trình tạo báo giá: Nhân viên kinh doanh tạo báo giá theo từng tuyến
- Gửi báo giá cho khách hàng: Nhân viên kinh doanh gửi báo giá cho khách hàng
- Xác nhận báo giá: Nhân viên kinh doanh ấn xác nhận trong hệ thống Internal (Hệ thống nội bộ), Khách hàng xác nhận qua Portal (Cổng giao dịch điện tử)
- Quy trình mua hàng: Nhân viên mua hàng tạo đơn mua hàng và thực hiện mua hàng
- Quy trình kho
- Tất toán đơn hàng: Khi hàng về kho, kế toán thực hiện tất toán đơn hàng
- Giao hàng: Khi đơn hàng đủ điều kiện xuất kho, thực hiện giao hàng cho khách hàng
Sau khi trình bày các bước của luồng nghiệp vụ bán hàng và mua hàng, anh tiếp tục chuyển sang nội dung đi sâu vào đào tạo cách sử dụng trên các phân hệ gồm:
- Đào tạo quản lý bán hàng : Cấu hình tuyến, định nghĩa sản phẩm theo từng nhóm; mô hình tính toán theo từng tuyến; quản lý báo giá / đơn bán hàng, tạo báo giá theo từng tuyến vận chuyển; gửi báo giá cho khách hàng; chỉnh sửa, theo dõi đơn hàng
- Đào tạo quản lý mua hàng: Quản lý đơn mua hàng, tạo đơn mua hàng từ đơn bán hàng tương ứng; chỉnh sửa, theo dõi đơn mua hàng
- Đào tạo các phân hệ kế toán liên quan đến bán hàng: Quản lý hóa đơn, tạo hóa đơn từ đơn bán hàng; gửi hóa đơn cho khách hàng; chỉnh sửa, theo dõi hóa đơn
- Hướng dẫn quản lý ví và lịch sử giao dịch: Nạp tiền vào ví, rút tiền trong ví của khách hàng; theo dõi số dư ví của khách hàng; theo dõi lịch sử giao dịch của khách hàng
Đội ngũ BMS TASYS đã hết sức tận tình đào tạo về tổng quan luồng nghiệp vụ, chi tiết sử dụng các tính năng. Trong buổi đào tạo, các chuyên viên phân tích nghiệp vụ đã tích cực hỗ trợ cá nhân 1-1 đối với các cán bộ nhân sự của CAPA GROUP. Cuối buổi họp 100% nhân sự được đào tạo đã nắm rõ cách vận hành hệ thống theo từng phân hệ mà mình làm việc. Buổi đào tạo đã hoàn thành tốt đẹp, đạt được toàn bộ mục tiêu đề ra từ hai bên CAPA GROUP và BMS.
